《檔案檢查工作辦法》解讀

為貫徹落實(shí)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）監(jiān)督檢查專章要求，統(tǒng)籌規(guī)范檔案檢查工作，推動(dòng)檔案工作有效服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，國(guó)家檔案局根據(jù)《檔案法》及其實(shí)施辦法等法律法規(guī)，并在嚴(yán)格遵循有關(guān)督查檢查考核工作要求基礎(chǔ)上，制定了《檔案檢查工作辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。《辦法》共七章三十條，自2021年1月1日起施行。

基本思路

《辦法》的制定工作自2018?年10月啟動(dòng)，按照“科學(xué)規(guī)范檢查工作、嚴(yán)格約束檢查行為、合理規(guī)劃各級(jí)權(quán)責(zé)、有效推動(dòng)業(yè)務(wù)進(jìn)步”的思路開(kāi)展。

1.科學(xué)規(guī)范檢查工作

監(jiān)督檢查是檔案主管部門履行檔案管理職責(zé)的重要方式，是新修訂的《檔案法》中重點(diǎn)修訂加強(qiáng)的內(nèi)容之一。《辦法》在制定過(guò)程中，注意與新修訂的《檔案法》監(jiān)督檢查專章進(jìn)行銜接，規(guī)定了各級(jí)檔案主管部門的工作職責(zé)、檢查內(nèi)容和方式，確定了檔案檢查的對(duì)象和內(nèi)容，明確了檢查工作的組織實(shí)施、督促整改、責(zé)任追究等程序要求，為依法開(kāi)展檔案監(jiān)督檢查工作提供了制度依據(jù)。

2.嚴(yán)格約束檢查行為

《辦法》嚴(yán)格遵循《關(guān)于統(tǒng)籌規(guī)范督查檢查考核工作的通知》《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問(wèn)題為決勝全面建成小康社會(huì)提供堅(jiān)強(qiáng)作風(fēng)保證的通知》等要求，強(qiáng)調(diào)按照分級(jí)負(fù)責(zé)原則開(kāi)展檔案檢查，確需組織開(kāi)展本行政區(qū)域內(nèi)檔案檢查的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行年度計(jì)劃和審批報(bào)備制度。要求嚴(yán)格限制檢查對(duì)象和檢查頻次，充分運(yùn)用信息化手段提高檢查效率和質(zhì)量，減輕受檢單位工作負(fù)擔(dān)，與監(jiān)督檢查考核工作、解決基層形式主義問(wèn)題的要求保持一致。

3.合理規(guī)劃各級(jí)權(quán)責(zé)

《辦法》是一項(xiàng)規(guī)定檔案檢查職責(zé)的規(guī)范，屬于《檔案法》中“統(tǒng)一制度”的范疇，適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的檔案檢查工作，各地團(tuán)體應(yīng)當(dāng)遵照?qǐng)?zhí)行。但考慮到各地情況不同，《辦法》在統(tǒng)一規(guī)范基本程序的前提下，給予地方檔案主管部門一定的靈活度，比如可以根據(jù)實(shí)際情況制定檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、合理調(diào)整檔案檢查結(jié)果等次等，以與既有做法和實(shí)際情況銜接、配套。

4.以檢查促進(jìn)工作開(kāi)展

《辦法》嚴(yán)格按照現(xiàn)有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求編制，確定的檢查項(xiàng)目和要求與《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等一一對(duì)應(yīng)，既可以用于工作評(píng)價(jià)，也可以用作平時(shí)開(kāi)展工作的指引，為受檢單位對(duì)照要求不斷提升檔案工作水平提供了便利。

主要內(nèi)容

1.工作職責(zé)要求

根據(jù)《辦法》第六條，檔案主管部門在檔案檢查工作中主要承擔(dān)制定檔案檢查規(guī)章制度和檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)展檔案檢查、組織檢查業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案檢查工作4項(xiàng)工作職責(zé)，即制度建設(shè)、實(shí)施檢查、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)。這是檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職責(zé)在檢查工作中的具體體現(xiàn)。在檢查工作程序和要求中，《辦法》對(duì)這4項(xiàng)職責(zé)又作了進(jìn)一步分解，規(guī)定檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立檢查人員和檢查對(duì)象名錄庫(kù)、制定年度工作計(jì)劃、發(fā)出檢查書(shū)面或口頭通知、組織實(shí)施檢查工作、出具檢查意見(jiàn)、公布檢查結(jié)果、督促指導(dǎo)受檢單位整改、組織復(fù)查、處理異議、進(jìn)行責(zé)任追究等。

按照《辦法》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)依法接受和配合檔案主管部門組織開(kāi)展檔案檢查。在接受檢查工作過(guò)程中，各單位承擔(dān)報(bào)送自我檢查情況、采取補(bǔ)救措施、制定整改措施并按期整改落實(shí)、處理違反檔案法律法規(guī)的行為并報(bào)告有關(guān)情況、對(duì)檢查意見(jiàn)或復(fù)查意見(jiàn)提出異議、提請(qǐng)解決檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、舉報(bào)檢查違法違紀(jì)行為等職責(zé)。

2.檔案檢查內(nèi)容

《辦法》第十條規(guī)定，檔案檢查內(nèi)容包括檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況，檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況，檔案工作人員管理情況，檔案收集、整理、保管、提供利用等情況，檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況，對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。這一規(guī)定與《檔案法》第四十二條保持一致。為了使檢查內(nèi)容更具操作性，《辦法》要求檔案主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檢查內(nèi)容建立檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案檢查內(nèi)容進(jìn)行分解、細(xì)化，同時(shí)要求檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)客觀、規(guī)范、科學(xué)，符合工作實(shí)際。按照這一原則要求，《辦法》編制了《中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》《中央企業(yè)檔案檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，為省級(jí)以下檔案主管部門建立檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)提供了借鑒和參考。

3.檢查程序規(guī)定

《辦法》將檢查工作分為檢查準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)檢查、出具檢查意見(jiàn)、公布檢查結(jié)果等工作程序（如圖所示），并設(shè)置督促整改、責(zé)任追究?jī)蓚€(gè)章節(jié)，確保檢查工作落地生效。其中，檢查準(zhǔn)備的主要內(nèi)容是確定檢查對(duì)象和檢查人員、發(fā)出書(shū)面或口頭通知。在確定檢查對(duì)象和人員時(shí)，可以根據(jù)受檢單位不同性質(zhì)采取隨機(jī)抽取或其他方式。檢查通知一般應(yīng)當(dāng)提前30個(gè)工作日發(fā)出，特殊情況下，比如發(fā)生檔案安全事故等，可于檢查當(dāng)日口頭通知。現(xiàn)場(chǎng)檢查是檔案檢查工作的核心環(huán)節(jié)，主要包括聽(tīng)取受檢單位介紹、查閱材料詢問(wèn)情況、進(jìn)行實(shí)地檢查、填寫(xiě)檔案檢查情況登記表等。在檢查結(jié)束后20個(gè)工作日內(nèi)，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)向受檢單位出具檢查意見(jiàn)。檔案檢查結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)公布檢查結(jié)果。

對(duì)于檔案安全隱患或者檔案管理違法違紀(jì)行為，《辦法》給出了較為全面的工作要求，比如對(duì)于存在此類情況的單位，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織開(kāi)展檔案專項(xiàng)檢查；檢查中發(fā)現(xiàn)此類情況的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令采取補(bǔ)救措施，消除隱患，停止違法違紀(jì)行為；對(duì)于檢查中存在此類情況的單位，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)適時(shí)組織復(fù)查等。

實(shí)施建議

1.明晰檢查工作定位

從屬性上來(lái)說(shuō)，檔案檢查屬于行政檢查，即行政主體依法定職權(quán)對(duì)行政管理相對(duì)人遵守法律、法規(guī)、規(guī)章，執(zhí)行行政命令、決定的情況進(jìn)行檢查、了解、監(jiān)督的行政行為，在實(shí)務(wù)中一般作為行政執(zhí)法的形式之一。檔案主管部門在開(kāi)展檔案檢查時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮本地區(qū)專門的行政檢查、行政執(zhí)法工作實(shí)踐情況，并注意遵循有關(guān)督查檢查考核等工作的統(tǒng)一規(guī)定、《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于全面推行行政執(zhí)法公示制度執(zhí)法全過(guò)程記錄制度重大執(zhí)法決定法制審核制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》等相關(guān)要求，依法依規(guī)開(kāi)展工作。黨委、政府開(kāi)展的督查工作，即各級(jí)黨委開(kāi)展的督導(dǎo)檢查、縣級(jí)以上人民政府開(kāi)展的監(jiān)督檢查，分別屬于監(jiān)督行政、行政監(jiān)督的范疇，與檔案檢查在層級(jí)、性質(zhì)、對(duì)象、內(nèi)容等方面都存在較大區(qū)別，應(yīng)當(dāng)作出準(zhǔn)確界定、區(qū)分，不能混淆。同時(shí)，考慮到檔案檢查工作實(shí)際，《辦法》規(guī)定，如果將檢查工作納入統(tǒng)一部署或其他依法依規(guī)開(kāi)展的監(jiān)督檢查考核工作的，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)規(guī)定執(zhí)行，為檔案檢查納入相關(guān)工作一并開(kāi)展提出了銜接性要求。

2.審慎確定檢查人員

檢查人員代表檔案主管部門行使職權(quán)，直接關(guān)系到法律法規(guī)的權(quán)威性和實(shí)施效果，因而要依法審慎選擇、確定檢查人員，并加強(qiáng)相關(guān)人員思想道德和素質(zhì)教育，不斷提升業(yè)務(wù)能力和執(zhí)法素養(yǎng)，確保檢查人員依法履職、有效履職。《辦法》對(duì)檢查人員提出了規(guī)范要求，比如檢查人員與檢查對(duì)象有利害關(guān)系的，應(yīng)當(dāng)回避；檢查人員在檢查工作中存在不當(dāng)行為的，應(yīng)當(dāng)依紀(jì)依法處理或提請(qǐng)有關(guān)部門予以處理等。在組成人員方面，《辦法》規(guī)定檢查人員主要由檔案主管部門人員組成，可以吸納部分單位檔案工作人員和檔案專家輔助工作。換言之，應(yīng)當(dāng)以檔案主管部門人員為主、其他人員為輔去組建檢查人員隊(duì)伍，但無(wú)論何種身份，都應(yīng)當(dāng)取得檔案主管部門出具的資格證明。本地區(qū)對(duì)執(zhí)法人員和資格管理有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

3.高度重視程序要求

程序正當(dāng)是檔案檢查依法、公開(kāi)、公正、公平進(jìn)行的重要保證。前已述及，《辦法》對(duì)檔案檢查程序作出了比較詳細(xì)的規(guī)定，對(duì)于各項(xiàng)程序工作內(nèi)容、時(shí)間限制都提出了明確要求，比如檢查結(jié)束20個(gè)工作日內(nèi)出具檢查意見(jiàn)、復(fù)查結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)出具檢查意見(jiàn)、接到異議報(bào)告后20個(gè)工作日內(nèi)出具處理意見(jiàn)、檢查人員被舉報(bào)后30個(gè)工作日內(nèi)出具調(diào)查處理意見(jiàn)等。檔案檢查工作要增強(qiáng)程序意識(shí)，嚴(yán)格各項(xiàng)檢查程序要求，避免出現(xiàn)增加或遺漏程序、隨意調(diào)整程序順序、違反程序時(shí)效要求甚至徹底拋棄程序要求等，否則就會(huì)違背程序設(shè)置的初衷，不利于程序價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，還會(huì)嚴(yán)重影響檢查工作的嚴(yán)肅性、實(shí)效性。

4.因地制宜注重實(shí)效

《辦法》第四條提出，檔案檢查工作要突出問(wèn)題導(dǎo)向，注重工作實(shí)績(jī)。各地區(qū)要結(jié)合未來(lái)一段時(shí)間業(yè)務(wù)發(fā)展需要和本地實(shí)際情況，科學(xué)設(shè)計(jì)本地區(qū)檔案工作檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)出不同發(fā)展程度、不同單位性質(zhì)等之間的差異化要求，避免“一刀切”。部署和實(shí)施檢查工作時(shí)要突出問(wèn)題導(dǎo)向，既著重發(fā)現(xiàn)落實(shí)中存在的問(wèn)題，又及時(shí)了解有關(guān)規(guī)章制度需要完善的地方，積極解決或協(xié)調(diào)解決檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。要發(fā)揮好檢查結(jié)果的導(dǎo)向作用，若對(duì)檢查結(jié)果等次進(jìn)行調(diào)整，要兼顧正面引導(dǎo)和負(fù)面激勵(lì)，督促各單位對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)要求改進(jìn)弱項(xiàng)，補(bǔ)足短板，不斷提高檔案工作水平，真正把檔案檢查工作的助推作用發(fā)揮出來(lái)。

作者單位：國(guó)家檔案局